OMSLAGVERHAAL

In de reeks Tekstmetamorfose laten tekstschrijvers en redacteuren zien hoe ze een tekst ‘te lijf gaan’: een korte tekst of tekstfragment uit hun praktijk. Wat hebben ze aangepast en waarom? Jeanine Mies, schrijver voor de Rijksoverheid, trapt af. Voor Tekstblad 5 geeft ze het stokje door aan: copywriter […].

rEDACTIE JEANINE mIES

Tekstmetamorfose: een uitnodigingsmail van een ministerie

Opdrachtgever: afdeling personeelszaken bij een ministerie (hier X genoemd)

Tekst: een mail aan alle nieuwe medewerkers van het ministerie

Briefing: ‘We merken dat we vaak reminders moeten sturen na deze mail. Medewerkers leveren niet aan wat de bedoeling is, ze komen niet opdagen of er komen vragen. Dat kost ons veel tijd en gedoe. Wat kunnen we hieraan doen?’

Aanpak: ik heb de tekst gestroomlijnd, zodat de benodigde acties beter opvallen. Belangrijkste is dat lezers zich aanmelden. Hoe ze straks het eed-/belofteformulier moeten tekenen en terugsturen, is voor nu nog niet relevant. Ik heb voorgesteld om die instructies mee te sturen met het formulier zelf, in de latere communicatie (ik bekeek het hele proces). Ook is de opmaak van de mail rustiger. In het origineel strijden veel zinnen om aandacht, door: onderstrepingen, uitroeptekens, vet, cursief, rood en ‘let op:’. Over inhoudelijke aanpassingen hebben we uiteraard overlegd.

Oorspronkelijke mail

Onderwerp: Aanmelding digitale introductiedag [JM1]

Beste collega, [JM2]

Mede namens de secretaris-generaal van het ministerie van X heten we je van harte welkom bij onze organisatie.

Elke nieuwe medewerker van het ministerie van X krijgt na hun indiensttreding [JM3] een uitnodiging voor de centrale introductiedag [JM4] van het ministerie. Vanwege corona wordt deze introductiedag nu digitaal georganiseerd. Een belangrijk onderdeel van deze centrale introductiedag is het afleggen van de eed of belofte door nieuwe medewerkers.

In het leerportaal vind je meerdere inschrijfdata. [JM5] Belangrijk is dat als je ingeschreven staat voor een bepaalde dag je ook daadwerkelijk hieraan deelneemt. [JM6]

Vlak voor de uitvoering [JM7] waarvoor je bent ingeschreven sturen we het eed/belofte formulier naar je huisadres, zodat je het formulier tijdens de beëdigingssessie zichtbaar kunt tekenen. Niet van te voren tekenen! [JM8]

Graag vragen we je [JM9] om dit getekende formulier daarna weer te retourneren naar het adres dat op de bijgevoegde antwoordenvelop staat. De getuige van deze dag zal deze verzamelen en uiteraard ook haar/zijn handtekening zetten en ervoor zorgen dat het originele formulier wordt opgenomen in jouw p-dossier. [JM10]

De eed- of belofteaflegging is voor iedere nieuwe medewerker verplicht. [JM11]

Aanmelden [JM12]

Aanmelden kan via het leerportaal www.leerportaalx.nl en zoek op:

Introductiedag (digitaal) en het afleggen van de eed/belofte

Let op: Vergeet niet de vragen in te vullen, dit is van belang voor je inschrijving en hebben we nodig om je eedformulier te laten maken.

Heb je de eed of belofte al bij een andere dienst van de Rijksoverheid afgelegd en ben je tussentijds niet uit dienst geweest? Dan hoef je niet nogmaals de eed of belofte af te leggen. Wel hebben we een bewijs van je eerdere eed/belofteaflegging nodig. Je kunt het document (bewijs) in het leerportaal uploaden of mailen naar Introductie X [JM13] via introductieX@minX.nl. Geef wel via een mail aan dat je de eed/belofte al hebt afgelegd. [JM14]

Heb je nog vragen, dan kun je contact opnemen via het mailadres introductieX@minX.nl

JM1: Duidelijk onderwerp, al kan het uitnodigender

JM2: Sympathieke aanhef

JM3: ‘hun’ strookt niet met ‘elke nieuwe medewerker’ en ‘indiensttreding’ is een nominalisering

JM4: Deze woorden komen nu drie keer achter elkaar voor, kon korter

JM5: Dit hoort bij ‘Aanmelden’, het enige tussenkopje in deze mail

JM6: Dit gebeurt blijkbaar niet? Anders stond het er niet zo. Eventueel kun je in een bevestigingsmail na de aanmelding schrijven: ‘Komt er onverwacht iets tussen? Geef het dan zo snel mogelijk door. Dan kunnen we iemand een plaats geven die op de wachtlijst staat’

JM7: Ik vermoed: jargon van personeelszaken. Net als p-dossier verderop

JM8: Ook dit gaat blijkbaar geregeld mis? Pas op met een instructie met ‘niet’, je kunt beter alleen benoemen wat je wel moet doen

JM9: Fijn van toon

JM10: Dit kan er helemaal uit. De lezer heeft deze info pas nodig als die het formulier ontvangt

JM11: Losstaande zin. Bovendien: er is een uitzondering, zie verderop

JM12: Hier draait het vooral om in deze mail

JM13: Dubbelop met mailadres

JM14: Is enkel het bewijs uploaden of mailen niet voldoende?

Warning

/var/hpwsites/u_twindigital_html/website/html/webroot/tekstbladpremium.nl/wp-content/plugins/diziner-core/lib/TwinDigital/Diziner/Core/Post.php

965

test

Vorige artikel